Termine approvazione bilancio: aspetti generali

L’assemblea dei soci, ai sensi dell’art. 2364 del Codice civile, deve essere convocata dall’organo amministrativo obbligatoriamente almeno una volta all’anno per consentire ai soci di essere informati sull'andamento dell’attività sociale, il che avviene tramite la presentazione del bilancio d’esercizio, e ciò nell’ottica del più ampio diritto all'informazione che ai soci stessi deve essere riconosciuto. In sintesi, il ritmo degli adempimenti che i diversi organi sociali sono obbligati a compiere per arrivare all’approvazione del bilancio, può essere riepilogato come segue, richiamando le apposite disposizioni del Codice Civile.

Come si può notare, tutti questi adempimenti, sotto il profilo temporale, dipendono a loro volta dalla data in cui è stata fissata, quindi preventivamente convocata, l’assemblea che deve deliberare o meno sull'approvazione del bilancio.

E questa data, come si può desumere dall’art. 2364 comma 2, codice civile, può dipendere da tre diversi elementi:

1. può essere lo statuto a determinare la data di convocazione dell’assemblea di bilancio.
   Questo caso, certamente, non ricorre con frequenza, poiché, in concreto, starebbe a significare una convocazione da effettuarsi entro un termine (ad esempio, novanta giorni dalla chiusura dell'esercizio) senz'altro più breve rispetto a quello previsto dalla norma come termine principale, vale a dire quello dei centoventi giorni, come visto sempre dalla data di chiusura dell'esercizio;
    
2. in assenza della suddetta previsione statutaria, interviene la norma, con una disposizione generale ma derogabile, a dire che l'assemblea deve essere convocata entro un termine non superiore a 120 giorni dalla chiusura dell' esercizio;
    
3. la convocazione può avvenire anche successivamente al predetto termine di centoventi giorni, ma non oltre centottanta dalla chiusura dell'esercizio.

Tornando alle disposizioni che regolano la convocazione dell'assemblea, si può proporre il seguente schema di sintesi.

La scadenza in questione, normalmente pari al limite di legge, corrisponde, per esercizi solari e in condizioni normali, al 30 aprile dell’anno successivo a quello oggetto di approvazione.

Attenzione, però, al calendario, infatti è necessario considerare:

• l’art. 2963 c.c.: secondo il quale, qualora il termine risulti festivo, esso slitterà al primo giorno feriale utile;
   
• gli anni bisestili: in questo caso la scadenza limite diverrà il 29 aprile (sempre, ovviamente, che non risulti festivo).

Si ricorda che nel termine indicato dalla legge o dallo statuto deve tenersi l’assemblea (o, per le S.r.l., il bilancio deve essere presentato ai soci), non essendo sufficiente che entro il medesimo sia fatta solo la convocazione.

Approvazione nei termini ordinari

Nell’ipotesi in cui l'organo amministrativo non sia nella condizione di poter fruire della proroga per la convocazione dell’assemblea nel termine ampio dei 180 giorni, la scansione temporale degli adempimenti del “chi deve fare cosa”, con riferimento a un bilancio relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2021, è la seguente.

Le scadenze sopraesposte tengono conto della presenza del collegio sindacale, infatti:

• la proposta di bilancio deve essere trasmessa al Collegio sindacale entro 30 giorni dalla data di convocazione dell’assemblea;
   
• la suddetta proposta, unitamente alla relazione del Collegio sindacale, deve essere resa disponibile presso la sede della società nei 15 giorni che precedono l’assemblea per consentire ai soci di prenderne visione.

Tenendo conto dell’eventuale mancanza del collegio sindacale i termini diventano quelli esposti di seguito.

In assenza di organi di controllo, il termine ordinario ultimo per la riunione del consiglio di amministrazione, per l’approvazione del progetto di bilancio, diventa dunque il 15 aprile 2022, in quanto viene meno, in questa ipotesi, il lasso di tempo minimo concesso a detti organi di controllo per il completamento delle proprie attività e la stesura delle rispettive relazioni, il che permette all’organo amministrativo di avere a disposizione un maggiore termine, influenzato solo dalla necessità di depositare il bilancio presso la sede sociale nei 15 giorni che precedono l'assemblea.

Il collegio sindacale può, se disponibile, rinunciare ai 15 giorni di tempo a propria disposizione per predisporre la relazione al bilancio, dunque potrà essere disponibile a ricevere il bilancio dagli amministratori anche ridosso del proprio termine per la predisposizione della relazione.

Il termine di deposito del bilancio presso la sede sociale nei 15 giorni che precedono l’assemblea si pone in conflitto con il termine previsto per la sua convocazione.

A questo proposito si ricorda che:

• per le S.p.a. il termine è scandito in funzione della ricezione dell’avviso di convocazione, che deve avvenire almeno 8 giorni prima dell’assemblea;
   
• per le S.r.l. diversamente, la spedizione dell'avviso di convocazione deve avvenire almeno 8 giorni prima.

In sostanza, ciò significa che i soci potrebbero perdere circa 8 giorni, il che potrebbe ledere il loro diritto di informazione.

La proroga

Il termine di approvazione di 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale può, tuttavia, può essere differito di 60 giorni (quindi l’approvazione avviene entro 180 giorni dalla chiusura del bilancio) in presenza di:

• apposita clausola dello statuto;
   
  
• particolari esigenze legate alla struttura e all'oggetto della società.

Il legislatore, nell’ambito della riforma del diritto societario avvenuta nel 2003, ha anche individuato più analiticamente le ipotesi in cui si consente alla società di avvalersi del termine più lungo, secondo la nuova formulazione dell’art. 2364; infatti, lo statuto può prevedere un maggior termine solo se:

• la società è tenuta a redigere il bilancio consolidato;
   
• ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società.

Sul punto, il Decreto Legislativo n. 310 del 28 dicembre 2004 ha altresì precisato che le due condizioni per consentire il differimento del termine di convocazione dell'assemblea ordinaria non devono necessariamente essere compresenti, ma possono essere alternative tra loro.

Accertamento della sussistenza delle condizioni per usufruire della proroga

L’organo amministrativo deve, quindi, controllare che sussistano le condizioni per poter prorogare l’approvazione del bilancio.

Innanzitutto si deve verificare se lo statuto prevede tale differimento.

Lo statuto non deve necessariamente riportare un’elencazione analitica delle fattispecie che possano allungare il termine per l’approvazione del bilancio (Consiglio Notarile di Milano – Massima n.15 e Consiglio Notarile Tre Venezie – Massima n.3), ma solo un riferimento generico alla possibilità di prolungare il termine qualora si verifichino particolari esigenze riferite alla struttura o all’oggetto sociale.

Motivi del differimento

Dopo aver verificato che lo statuto consente la proroga, l’organo amministrativo deve controllare che ricorrano la circostanze, previste dalla legge, che giustificano la dilazione.

Come esposto precedentmente, le ipotesi che giustificano la dilazione del termine entro il quale convocare l’assemblea di bilancio, sono le seguenti:

1. il caso di società tenuta alla redazione del bilancio consolidato (ai sensi dell’art. 25, D.Lgs. 9 aprile 1991, n. 127)

ovvero

2. quando lo richiedano particolari esigenze legate alla struttura ed all'oggetto della società.

La prima circostanza opera a prescindere: essendo un obbligo imposto quello della redazione del bilancio consolidato, la dilazione del termine spetta di diritto.

In merito al secondo punto, è da segnalare il fatto che a seguito della Riforma del diritto societario non è più sufficiente la sussistenza di generiche particolari esigenze, ma le stesse devono essere connesse con la struttura e l'oggetto della società.

Esempi di particolari esigenze legate a oggetto e struttura che consentono l’approvazione nei 180 giorni possono essere quelli esposti di seguito:

Esigenze legate alla struttura:

• holding (o società con partecipazioni rilevanti) che deve acquisire i bilanci delle partecipate per la valutazione delle azioni o per iscrivere i dividendi per maturazione;
   
• società di comodo in attesa di interpello disapplicativo;
   
• l'esistenza di sedi operative distaccate (o unità operative, o cantieri), anche all'estero, ciascuna dotata di propria autonomia gestionale e contabile, con conseguente necessità di consolidamento dei risultati che necessitano di tempi lunghi per acquisire i dati ai fini delle valutazioni;
   
• società interessate da operazioni di riorganizzazione (fusioni, scissioni, conferimenti) che hanno comportato una revisione della struttura organizzativa;
   
• adesione al consolidato fiscale con necessità di attendere i dati delle diverse società per elaborare il calcolo delle imposte e gli addebiti/accrediti intercompany;
   
• il cambiamento dei sistemi e programmi informatici per la rilevazione delle operazioni di gestione e di tenuta della contabilità e amministrazione;
   

Esigenze legate all’oggetto:

Altri problemi valutativi legati alla particolare attività svolta dalla società che richiedono un’analisi dell’andamento del mercato nei primi mesi del nuovo esercizio quali:

• la presenza, tra le immobilizzazioni finanziarie, di una partecipazione valutata con il metodo del patrimonio netto;
   
• l'esistenza di patrimoni separati;
   
• necessità di disporre, per le imprese edili, dell'approvazione degli stati di avanzamento lavori (SAL) da parte del committente per valutare le rimanenze o le commesse;
   
• l’esistenza di cause di forza maggiore (ad esempio, calamità naturali, furti, incendi);
   
• dimissioni dell’organo amministrativo in prossimità del termine ordinario di convocazione dell’assemblea.

Richiesta di proroga (non ancora accolta) del Cndcec

Il Consiglio nazionale dei commercialisti (Cndcec) ha chiesto che anche per i bilanci societari 2021 venga prorogato il termine finale di convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Il Cndcec ha infatti inviato una lettera con allegato una proposta di emendamento che, ad avviso dei rappresentanti di categoria, era da approvare nel primo veicolo legislativo utile.

Il differimento si porrebbe

“in analogia a quanto disposto per l’approvazione dei bilanci al 31 dicembre 2020”

dall’articolo 106, comma 1, del Dl 18/2020.

E si rende necessario

“in considerazione del fatto che con il perdurare del periodo di emergenza nazionale causato dalla pandemia anche nel primo trimestre 2022, le difficoltà emergenti per le società di capitali nel determinare i valori di bilancio si perpetuano anche per questo esercizio.

A ciò si debbono aggiungere talune norme, non marginali, che a tutt’oggi non hanno una chiara applicazione e, ancorché di natura fiscale, incidono sulla apposizione dei valori in bilancio”.

Nella richiesta vengono forniti alcuni esempi di questioni su cui pendono diverse incertezze:

“I dubbi interpretativi ancora in essere in merito alla possibilità di revocare, anche a livello civilistico, la rivalutazione dei beni immateriali (marchi e brevetti) effettuata lo scorso anno in conseguenza del sopravvenire delle disposizioni della legge di Bilancio 2022 (articolo 1, commi 622-624, della legge 234/2021), che hanno previsto il prolungamento a 50 anni (rispetto ai 18 anni ordinari) del periodo di deducibilità del maggior valore rivalutato, con conseguente radicale mutamento delle informazioni e dei dati che sono stati posti a base della decisione di rivalutare i beni, rappresentano un motivo di incertezza che grava su molte imprese”.

Nella lettera i commissari del Cndcec i commissari sottolineano che:

“la proroga è applicabile in ogni caso ancorché non sussistano le particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società previste dalla disciplina ordinaria.
La proroga consente quindi alle società di determinare i dati di bilancio in modo da fornire un’informativa più attendibile”.

Disposizioni per lo svolgimento

L'art. 3, Decreto Legge 30 dicembre 2021, n. 228, c.d. “Decreto Milleproroghe”, ha previsto la proroga di alcuni termini alla luce del prolungamento dell'emergenza epidemiologia da Covid-19.

Tra le disposizioni, di particolare rilevanza l'articolo 3, comma 1, dispone che:

“Il termine di cui all'articolo 106, comma 7, del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27, relativo allo svolgimento delle assemblee di società ed enti, è prorogato al 31 luglio 2022”.

Per effetto di quanto previsto dai commi 2 e 3 del citato art. 106, le cui disposizioni sono ora prorogate, con l'intento di facilitare lo svolgimento delle assemblee nel rispetto delle disposizioni volte a ridurre il rischio di contagio, la società può prevedere fino al 31 luglio 2022, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie che:

• il voto sia espresso per via elettronica o per corrispondenza;
   
• l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano:
   
• l'identificazione dei partecipanti;
   
• la partecipazione;
   
• l'esercizio del diritto di voto;

ai sensi e per gli effetti degli artt. 2370, comma 4, 2479-bis, comma 4, e 2538, comma 6, codice civile senza necessità che il presidente o segretario o il Notaio si trovino nel medesimo luogo.

Le srl possono inoltre consentire che l'espressione del voto dei soci avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

Le suddette modalità di svolgimento dell'assemblea risultano estensibili anche alle riunioni degli altri organi sociali (C.d.A., organo di controllo).

Assemblea virtuale

In base al citato art. 106 del D.L. 18/2020 convertito, le assemblee di società di capitali, cooperative e mutue assicuratrici possono, tra l'altro, tenersi

• “anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto,ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, del codice civile, senza in ogni caso la necessità chesi trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.

Indicazione in nota integrativa o relazione sulla gestione

In caso di convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio oltre il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, gli amministratori sono tenuti ad illustrare le ragioni che giustificano la proroga del suddetto termine nella relazione che accompagna il bilancio.

Nel caso in cui non venga predisposta la relazione sulla gestione (quando cioè si redige il bilancio in forma abbreviata), l'indicazione richiesta nella relazione sulla gestione deve essere riportata nella nota integrativa.

La mancata motivazione del rinvio della convocazione oltre il termine di centoventi giorni, non invalida la delibera di approvazione del bilancio, ma determina la responsabilità degli amministratori ai sensi dell’art. 2392 Codice Civile.

Si propone il testo di una motivazione da inserire nella relazione sulla gestione o nella nota integrativa nell’ipotesi di ricorso al maggior termine.

Mentre nel caso in cui la società sia tenuta alla redazione del bilancio consolidato, gli amministratori dovranno semplicemente richiamare nella relazione sulla gestione (o nella nota integrativa) l’obbligo della sua redazione, qualora ricorrano particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società sarà necessario indicare nei suddetti documenti la specifica motivazione che ha reso necessario il rinvio.

Non si ritiene invece sufficiente il mero richiamo alla disposizione di legge.

Se vi è stato un differimento nei termini di approvazione del bilancio, il collegio sindacale è inoltre tenuto:

• a verificare se gli amministratori hanno indicato nella relazione sulla gestione/nota integrativa i motivi che giustificano il rinvio;
   
• a valutare la validità delle motivazioni indicate.

 A cura di Devis Nucibella