Responsabile della conservazione sostitutiva, chi è e quali compiti ha?


Responsabile della conservazione sostitutiva, chi è e quali compiti ha?

La normativa prevede una figura di responsabile della conservazione sostitutiva che può essere sia interno che esterno all'impresa, ma chi è e quali compiti ha in carico?

La figura del Responsabile della conservazione sostitutiva è definita all’interno della deliberazione del CNIPA n. 11/2004 e confermata nel 2009 dalla Agenzia delle Entrate nella risposta a un interpello. Nello specifico è l’art. 5 della stessa Deliberazione CNIPA a definire ruoli e responsabilità del “garante” della bontà del processo di conservazione sostituiva.

Il Responsabile della conservazione essenzialmente è identificato con il contribuente che però può designare un soggetto terzo per la cura e la responsabilità del processo di conservazione e della tenuta degli archivi.

Nel caso in cui il soggetto contribuente fosse una persona giuridica e non una persona fisica (ad es. società, associazioni, fondazioni e simili), è possibile nominare come responsabile della conservazione sostitutiva un soggetto interno che abbia rapporti qualificati con il soggetto contribuente come, ad esempio, un socio o un amministratore; oppure come ipotizzavamo poco fa, è possibile identificare un responsabile esterno.

Il Responsabile della conservazione sostitutiva non deve essere per forza una persona fisica, ma può essere a sua volta una persona giuridica. E’ possibile infatti fare ricorso a enti o società specializzate nella conservazione sostitutiva professionale per la delega della responsabilità della conservazione.

La scelta di affidare a terzi il servizio di conservazione sostitutiva è senza dubbio la scelta più comune, soprattutto per quanto riguarda le piccole e medie imprese. Il perché, è presto detto. Basta infatti consultare l’enorme numero di responsabilità e compiti, spesso estremamente tecnici richiesti al Responsabile della conservazione sostitutiva.

Precisamente, i suoi compiti sono:

  1. Definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, organizzare i contenuti e gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche al fine di consentirne l’esibizione nel caso sia richiesta;

  2. Archiviare e rendere disponibili in relazione ad ogni supporto di memorizzazione le seguenti informazioni:
    1. la descrizione dei contenuti di tutti i documenti;

    2. la descrizione e l’identificazione del responsabile della conservazione;

    3. la descrizione e l’identificazione delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, indicando i compiti di queste ultime;

    4. l’indicazione delle copie di sicurezza;

  3. Mantenere e rendere accessibile un archivio software con i programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;

  4. Verificare il funzionamento corretto del sistema e dei programmi di gestione;

  5. Assicurare la sicurezza fisica e logica del sistema usato per la conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione, adottando tutte le misure necessarie;

  6. Definire e trascrivere tutte le procedure di sicurezza che permettono di rispettare le norme che regolano l’apposizione del riferimento temporale;

  7. Assicurare che sia presente un pubblico ufficiale (tipicamente un notaio) in tutti quei casi in cui sia previsto il suo intervento, garantendo a quest’ultimo tutta l’assistenza e le risorse necessarie per il compimento delle sue attività;

  8. Verificare periodicamente la leggibilità effettiva dei documenti conservati, provvedendo, se necessario al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. La cadenza di questi controlli non deve essere superiore ai cinque anni.

Inoltre il responsabile deve rendere disponibili i documenti conservati in qualunque momento, che possono essere esibiti su supporto cartaceo o per via telematica.

Le fatture archiviate dovranno poter essere ricercate secondo cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche tra questi.

Sottolineiamo inoltre, per puro dovere di forma, che la responsabilità fiscale e tributaria resta a carico del contribuente, mentre quella operativa è del Responsabile.

Analizzando quindi i compiti, si capisce come il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, concentri su di se una certa mole di competenze: informatiche, legali e archivistiche. Ecco quindi spiegata l’esistenza di numerose società specialistiche che riunendo al loro interno una serie di professionalità specifiche sono in grado di offrire agilmente tutto il know-how (complesso di competenze) necessario allo svolgimento di un compito così oneroso, sollevando molti imprenditori da dei costi di gestione e formazione essenzialmente insostenibili e non giustificabili, almeno per la maggior parte delle imprese.